Boas Práticas Para E-mails
Início
Este guia é um breve resumo das práticas recomendadas de e-mail para que suas mensagens sejam sempre entregues na caixa de entrada dos seus clientes.
Neste guia não nos concentraremos muito no conteúdo das mensagens de e-mail. O conteúdo pode ser parafraseado com algumas palavras: "envie algo que as pessoas querem".
A criação de um bom conteúdo é provavelmente a parte mais difícil e cabe ao cliente o cuidado na hora de redigir suas mensagens.
Reputação
Um dos ativos mais importantes que você tem no mundo dos e-mails (muito parecido com o mundo real) é a sua reputação.
Se você não tiver uma boa reputação vinculada ao seu domínio e ao seu endereço IP, seu e-mail não chegará às caixas de entrada dos seus destinatários. Devido à sua popularidade e à sua capacidade exclusiva de enviar informações aos usuários, os e-mails foram invadidos por spammers (como se você não tivesse percebido).
Dependendo da sua definição, aproximadamente 90% de todos os emails são spam. Devido a isso, os provedores de serviços de e-mail (“ESPs”, E-mail Service Provider), como por exemplo Gmail e Outlook / Hotmail, declararam uma guerra total contra spammers.
Isso tornou nossas caixas de entrada mais agradáveis. Isso também torna muito importante gerenciar sua reputação de email. Se não for impecável, você será pego nos filtros de spam dos ESPs.
Nosso objetivo com relação à sua reputação de e-mail é garantir que a infraestrutura seja otimizada para que os e-mails cheguem à caixa de entrada e não atrapalhem seu caminho. Testamos toda a reputação de nossos IPs antes de alocá-los e usamos os métodos de autenticação exigidos pelos principais ESPs.
Além de garantir que a infraestrutura esteja devidamente configurada, também fornecemos as ferramentas para responder a algumas perguntas importantes:
- Os e-mails estão sendo entregues e, se não, por quê?
- As mensagens são devolvidas devido a domínios incorretos ou a endereços antigos?
- Os destinatários estão cancelando a inscrição ou reclamando de spam?
- Os destinatários estão envolvidos com seus e-mails abrindo-os e / ou clicando nos links?
Você deve usar todos esses dados para se certificar de que está cumprindo as diretrizes do ESP e ajustar o envio de seus e-mails para permanecer em suas boas graças.
Oferecemos a você todas as ferramentas para estabelecer uma boa reputação de envio, mas cabe a você enviar e-mails adequadamente. O remetente do e-mail possui o maior papel na boa entregabilidade.
Se você seguir algumas regras (além de autenticar seu e-mail corretamente), provavelmente criará uma excelente reputação de envio de e-mail:
- Envie e-mails apenas para as pessoas que se inscreveram para receber suas mensagens
- Acompanhe seu e-mail e ajuste seu envio com base no feedback de ESPs e destinatários (por exemplo, não envie e-mails adicionais para destinatários que tenham cancelado ou que marcaram seu e-mail como spam).
TIP
O Bulldesk já remove automaticamente os e-mails que deram bounce ou que foram marcados como spam de todos os envios futuros para proteger sua reputação.
Endereços de IP e Envios em Volume
Se você está enviando muitos e-mails (mais de 50 mil por semana), é uma boa ideia ter um IP dedicado para isolar sua reputação, já que os ESPs limitam seus e-mails com base no IP de envio.
Se você estiver compartilhando seu IP, estará compartilhando sua reputação com esses outros remetentes. Portanto, se você é um remetente de alto volume, considere a possibilidade de obter até mais de um IP dedicado.
Adquira IPs dedicados somente se você envia muitos e-mails constantemente, caso contrário sua reputação pode ser prejudicada.
Se o seu envio de e-mail for volátil com grandes picos de volume, os ESPs podem assumir que esses grandes picos são spam. Além disso, se o volume geral for muito baixo, eles não reconhecerão sua reputação. Geralmente, se você está enviando menos de 5.000 e-mails por dia, um IP compartilhado pode ser a solução correta.
A outra coisa a considerar é usar IPs separados para seus emails em massa e transacionais se você estiver enviando grandes volumes de e-mail. Existe algumas razões para isso:
- A entrega de e-mails transacionais sensíveis ao tempo pode ficar na fila por trás de um grande lote de e-mails em massa / marketing.
- Seu e-mail transacional será afetado pela reputação criada pelo seu e-mail em massa / marketing.
Mesmo se você tiver um endereço IP limpo, precisará aquecer o IP gradualmente. Isso significa enviar e-mails a uma taxa baixa inicialmente e depois aumentar gradualmente essa taxa, levando em consideração o feedback do ESP. Se você enviar uma tonelada de e-mails imediatamente, eles serão filtrados ou descartados pelos ESPs. Em alguns casos, eles nem dizem que estão descartando.
O Bulldesk oferece IPs compartilhados e dedicados. Estamos constantemente monitorando o tráfego nesses IPs. Assim, mesmo para IPs compartilhados, você pode se sentir confortável em saber que sua reputação não está sendo indevidamente influenciada por outras pessoas. Também oferecemos pools de IPs para remetentes de alto volume.
Além disso, temos algoritmos de enfileiramento que gradualmente aquecem seus IPs. Nossas taxas de envio aumentam automaticamente com o tempo à medida que seu IP se aquece.
Por fim, separamos nossas filas de envio separadas para cada domínio que você configura no Bulldesk, o que reduz a necessidade de vários IPs para diferentes tipos de tráfego.
DNS
Sua reputação de e-mail não está vinculada apenas ao seu IP, mas também ao seu nome de domínio.
Pelas mesmas razões acima, é uma boa ideia ter domínios ou subdomínios separados para seus emails de marketing, transacionais e corporativos.
Sugerimos que você use seu domínio de nível superior para o seu e-mail corporativo (por exemplo bulldesk.com.br) e use domínios ou subdomínios (por exemplo m.bulldesk.com.br) diferentes para seus e-mails de marketing e transacionais.
Embora não seja necessário usar o mesmo domínio no campo De da mensagem como o domínio real que envia a mensagem, é altamente recomendável. O Hotmail é especialmente exigente quanto a esse requisito e tem uma maior propensão a filtrar suas mensagens para lixo eletrônico se os dois domínios não corresponderem.
Além disso, certifique-se de incluir os registros apropriados em seu provedor de DNS para autenticação (veja abaixo). Embora não seja necessário apontar registros mx para o mesmo domínio do qual você está enviando, é recomendável. Existem provedores de email (embora, uma minoria) que verificarão se os registros MX para o domínio são válidos antes de aceitar emails.
O Bulldesk oferece a opção de criar vários domínios ou subdomínios para o envio de seus e-mails.
Cada domínio tem uma fila isolada para que seus e-mails transacionais não sejam retidos pelos seus e-mails em massa.
TIP
Caso não configure e valide um domínio próprio para o envio de seus e-mails no Bulldesk, suas mensagens serão enviadas por um domínio nosso.
A validação é opcional, mas passa uma autoridade melhor para seu cliente e pode melhorar a entrega de suas mensagens.
Autenticação
É muito importante que você esteja usando os métodos de autenticação apropriados com seu email.
Se você não estiver autenticando seu e-mail corretamente, os ESPs assumirão que você está enviando spam e não irão aceitar seu e-mail.
Os tipos comuns de autenticação são:
- SPF (opens new window)
- DKIM (opens new window)
- DomainKeys (opens new window)
- SenderID (opens new window)
O Bulldesk usa todos esses tipos de autenticação.
Ao cadastrar um domínio para o envio de e-mails, nós fornecemos os registros para você incluir no seu provedor de DNS.
Listas de E-mails
O principal motivo que vemos os clientes terem suas campanhas bloqueadas é porque elas têm listas de e-mails ruins.
Não compre listas de e-mails prontas. É o caminho mais fácil, mas você pagará as consequências.
A maioria dessas listas possui endereços de e-mail inválidos e inclui spam traps. Os ESPs são muito bons em reconhecer listas de e-mails compradas.
É possível que suas campanhas sejam bloqueadas por excesso de e-mails inválidos, ou pior, seu próprio domínio pode ser bloqueado pelos ESPs.
Procure enviar somente para pessoas que realmente optaram receber seus e-mails.
Bounce, SPAM e feedback dos ESPs
Bounces são as devoluções ou rejeições que os ESPs respondem às suas tenativas de envios.
Uma grande parte da manutenção de sua reputação de e-mail é o processamento de bounces corretamente.
O Bulldesk processa automaticamente informações de rejeição e reage de acordo. Uma boa parte da tecnologia da Bulldesk é dedicada à análise desse feedback e ao ajuste do envio de acordo com esse feedback, para que você mantenha uma boa reputação.
Se recebermos um hard bounce, deixaremos de enviar para esse endereço imediatamente e não tentaremos entregas futuras para esse endereço. Vamos parar de enviar para um endereço depois de vários soft bounces, de acordo com as normas do ESPs.
Também não enviamos mais e-mails para destinatários que marcaram suas mensagems como spam.
Fazendo isso protegemos sua reputação e não deixamos que erros antigos afetem suas novas campanhas.
Você pode acompanhar todo o histórico de envio dos e-mails (tenativas de envio, entrega, rejeições [bounces], e-mails marcados como spam, abertura, cliques, etc) na tela de cada lead, assim como nos detalhes de cada campanha.
Link "Remover Inscrição"
Todas as campanhas e e-mails precisam incluir um link de cancelamento de inscrição. Isso é para cumprir com os nossos termos de serviço e com todas as boas práticas contra qualquer tipo de SPAM (Leia mais sobre a CAN-Spam Act (opens new window)).
Se você não der a seus usuários essa opção, é mais provável que eles cliquem no botão de reclamação de spam, o que causará mais danos do que permitir que eles cancelem a inscrição.
Além disso, muitos ESPs procuram links de cancelamento de assinatura e têm mais probabilidade de filtrar ou rejeitar seus e-mails, caso não os tenham.
Você pode inserir o link manualmente com a frase que desejar, mas o link sempre deve existir.
Para garantir que todas as normas de envio sejam seguidas por nossos usuários, inserimos automaticamente um link de cancelamento em cada e-mail que você cria caso você não adicione manualmente. (Leia mais sobre isso na seção de E-mails → Variáveis)
Se houver uma tentativa de ocultar ou obfuscar o link de cancelamento de assinatura de alguma forma, nós seremos comunicados e uma revisão manual de suas mensagens será acionada por nossa equipe. Você será impedido de enviar até que seu e-mail esteja em conformidade com nossos termos de serviço.
Engajamento dos Destinatários
Além de processar rejeições, reclamações e descadastrações, os ESPs medem sua reputação através do engajamento de seus destinatários. Se os destinatários estiverem abrindo, encaminhando e respondendo seus e-mails, isso melhorará sua reputação.
É isso que torna os e-mails de "não responder" tão ofensivos. Em muitos ESPs, também é útil se os destinatários adicionarem seu endereço de e-mail a seus contatos.
O Bulldesk permite que você acompanhe as aberturas e cliques em links para que você acompanhe o engajamento de seus clientes.
Também é muito importante que o campo "responder para" de seus e-mails tenha um endereço de e-mail válido, para que seus contatos consigam responder os e-mails recebidos para você.
Dicas Finais
Existem alguns truques para lembrar sobre o conteúdo de seus e-mails, além do mantra de "enviar algo que as pessoas querem" como mencionado no início.
Mande e-mails pessoais
Personalize seus e-mails para cada destinatário. O ideal é que o conteúdo reflita interesses específicos ou que façam sentido pro seu contato e empresa. Pelo menos, chame-os pelo nome... não seja rude!
O Bulldesk tem variáveis com todos os dados de seus leads que você pode usar com seus modelos de e-mail para obter níveis detalhados de personalização.
Leia mais sobre variáveis de e-mails na seção E-mails → Variáveis
Cuidados com o conteúdo
Quanto maior o texto em relação às imagens, melhor. Muitos links e imagens acionam sinalizadores de spam nos ESPs.
Erros de ortografia, palavras com spam (compre agora! ou grátis!) são grandes bandeiras de spam, assim como CAPS LOCK E MARCAS DE EXCLAMAÇÃO !!!!!!!!!!!!!
Validar seu domínio pode melhorar suas entregas
A entrega de seus e-mails melhora caso você envie suas mensagens de um domínio próprio, onde o domínio do remetente é o mesmo que o domínio que envia o e-mail.
Leia mais sobre validação de domínios na seção Configurações → Domínios.
Teste seus e-mails
Uma boa ideia é sempre testar suas mensagens no Mail Tester (opens new window).
Basta enviar um e-mail para eles que você terá um relatório completo do que precisa melhorar nos seus e-mails.